¿Qué es un Sistema de Información?
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información
pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado
por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información
toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfases automáticas.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos
o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para
sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz,
los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo,
el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el
Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesales de los clientes.
Actividades que Realiza un Sistema de Información
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones, etc.
PROCESO:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
SALIDA:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar
en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos
básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos
dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales,
ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos,
cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de
Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de
Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer
tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas
Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr
ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura:
A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información:
Sistemas transaccionales.- Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.
Sistemas de Apoyo de las Desiciones.- Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más
relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de
información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta
administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así,
por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de
entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos
cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el
desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto
de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de
decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de
Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un
Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo
producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la
participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Sistemas de Apoyo.- Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni
proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no
pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su
evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y
a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los
Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el
uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda
ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus
competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido
a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un
sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el
desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que
proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos
de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de
Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de
la empresa.
Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
Evolución de los Sistemas de Información
De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de
Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los
Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a
las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a
la estructura competitiva de la empresa.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la
Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de
planeación de los recursos y las actividades de la informática.
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de
ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por
el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales
como nóminas o contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área
de contabilidad.
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